Erfolgsfaktor Change-Management in ERP Projekten

Wenn Sie sich für die Einführung einer neuen ERP-Software entschieden haben, erwarten Sie Ergebnisse: Höhere Effizienz, Kosteneinsparungen, steigende Prozessgeschwindigkeit, eine sinkende Fehlerquote, wachsende Kundenzufriedenheit, mehr Transparenz. Was häufig übersehen oder unterschätzt wird: Dieser gewünschte Wandel geschieht nicht durch die Implementierung eines IT-Systems allein. Ihre neue Software liefert zwar das technische Potenzial für diese Verbesserungen, aber es sind Ihre Mitarbeiter, die die Optimierungen im Arbeitsalltag umsetzen müssen.

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Warum ERP-Projekte auch Change-Projekte sind

Das Problem: Menschen sind Gewohnheitstiere. Das ERP-Projekt ändert die vertrauten Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten jedoch oft drastisch, vielleicht werden sogar Hierarchieebenen abgebaut. Planen Sie deshalb ein, dass es Ängste, Skepsis und Widerstände gegen das neue System geben wird. Der kritische Erfolgsfaktor einer ERP-Einführung ist in den seltensten Fällen die Software-Ebene, sondern ob es gelingt, die Mitarbeiter von den Vorteilen zu überzeugen. Oder anders formuliert: Fehler in der Mitarbeiterführung führen weitaus häufiger zum Scheitern von ERP-Projekten als jedes IT-Problem. Ein gutes Change Management ist deshalb für eine gelungene ERP-Implementierung unabdingbar.

Was ist Change Management eigentlich genau?

Kurz zusammengefasst ist Change Management die aktive und strategische Gestaltung von Veränderungsprozessen, die einen kulturellen Wandel erfordern. In erfolgreichen Change-Prozessen werden die einzelnen Schritte vom IST-Zustand zum gewünschten SOLL-Zustand geplant, gesteuert, begleitet, kontrolliert und stabilisiert – dazu zählen nicht nur Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten, sondern auch die Unternehmenskultur und die Skills der Mitarbeiter. Ziel ist es, den Wandel so zu gestalten, dass die Mitarbeiter die Veränderungen mittragen und von Betroffenen zu Beteiligten werden.

Wichtig: Das Change Management von ERP-Projekten ist eine kontinuierliche Aufgabe, die bereits bei den ersten Planungen für ein Projekt beginnt und über den Go Live hinausreicht. Viele ERP-Projekte starten zwar ambitioniert mit einer großen Kick-Off-Veranstaltung, die die Mitarbeiter über die anstehende ERP-Einführung informiert. Zu diesem Zeitpunkt ist das Projekt für die Mitarbeiter aber noch weit weg. Später hingegen, wenn die tatsächlichen Veränderungen konkret werden und der damit verbundene Kommunikationsbedarf wächst, ist das Projektteam so intensiv mit der technischen

Umsetzung beschäftigt, dass die Mitarbeiter mit ihren Fragen und Sorgen häufig ignoriert oder im schlimmsten Fall als Störfaktor wahrgenommen werden.

Die Rolle des Change-Managers: Der Mensch im Mittelpunkt

Jedes größere IT-Projekt – und damit auch ERP-Einführungen – verändern neben der IT-Landschaft auch die Art der Zusammenarbeit im Unternehmen. Meist haben die Mitglieder des ERP-Teams aber primär organisatorische und technische Fragen auf ihrem „Projekt-Radar“. Die frühzeitige Einbeziehung eines Change Managers weitet das Sichtfeld auf die Ebene der betroffenen Mitarbeiter aus.

Aufgaben:

  • Der Change Manager unterstützt Führungskräfte und das Projektteam und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter passend zur jeweiligen Projektphase einbezogen werden.
  • Er richtet die Perspektive auf die Auswirkungen, die das neue ERP-System auf die Menschen im Unternehmen haben wird.
  • Er kümmert sich um regelmäßige und zielgruppenorientierte Information und Kommunikation.
  • Er stellt sicher, dass alle Anwender die nötigen (neuen) Skills und Softwarekenntnisse erwerben.
  • Er baut Ängste ab, initiiert neue Denkweisen und motiviert die Mitarbeiter.

Grundlage für ein erfolgreiches Change Management ist ein gemeinsames Verständnis vom Projekt, das alle Führungskräfte mittragen. Es hat sich deshalb bewährt, dass zentrale Fragen in Initialworkshops gemeinsam mit dem Change Manager geklärt werden:

  • In welcher Situation befindet sich das Unternehmen aktuell?
  • Warum sind Veränderungen des ERP-Systems notwendig?
  • Welche Ziele sollen damit erreicht werden?
  • Welcher Zeitablauf ist geplant und in welchen Schritten wird das System eingeführt?

Darauf aufbauend identifiziert der Change Manager die Veränderungen und entwickelt eine Strategie, wie diese Änderungen kommuniziert und wie die Mitarbeiter darauf vorbereitet werden. Hilfreich ist hier die enge Zusammenarbeit mit Key Usern, die die Auswirkungen auf ihren Arbeitsbereich am besten beurteilen können.

  • Was verändert sich für die einzelnen Mitarbeiter und Abteilungen und was wird übernommen?
  • Welche Rollen gab es bisher und welche wird es in Zukunft geben?
  • Welche Aufgaben übernehmen die definierten Rollen?
  • Übernehmen dieselben Mitarbeiter wie bisher diese Rollen?
  • Wo wird künftig mehr Arbeit anfallen, wo werden die Mitarbeiter entlastet?
  • Müssen bestimmte Mitarbeiter ihre Arbeitsabläufe anders organisieren?
  • Wie verändert sich die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?
  • Welche Unterstützung benötigen Mitarbeiter, um die neuen Tools effizient anwenden zu können?

So wird schnell klarer, welche Mitarbeiter aus welchen Gründen Bedenken haben könnten oder in welchen Abteilungen sogar Ablehnung zu erwarten ist. Indem die Veränderungen transparent kommuniziert werden, fühlen sich Mitarbeiter ernst genommen.

Welche Kompetenzen sollte ein Change Manager mitbringen?

Grundsätzlich gilt: Change Management übernimmt eine wichtige Aufgabe im ERP-Projekt und sollte auch entsprechend besetzt werden. Der Change Manager ist idealerweise gut vernetzt und genießt bei allen Führungskräften Anerkennung. Außerdem sollt er Erfahrung im Projektmanagement und möglichst tiefes Prozesswissen mitbringen. Oft ist es auch sinnvoll, dass der ausgewählte interne Mitarbeiter von einem externen Change Management Berater gecoacht wird.

Fazit: Ein professionelles Change Management für ERP-Projekte zeigt Wertschätzung gegenüber seinen Mitarbeitern und ist damit ein relevanter Erfolgsfaktor für eine gelungene ERP-Einführung.

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