Die meisten Händler machen sich vor der Gründung wenig Gedanken über ein professionelles ERP-System: Die Produktdaten werden in der Shop-Software gepflegt, Rechnungen und Lieferscheine mit Word geschrieben, Termine im Outlook-Kalender eingetragen und Kundendaten in Excel-Tabellen verwaltet.
Doch im Zeitverlauf und steigenden Umsätzen werden die Prozesse komplexer und die Datenmengen größer. Der ständige Wechsel zwischen den verschiedenen Programmen und die fehlende Synchronisierung erschweren den Echtzeit-Überblick über Lagerbestände, Bestellungen und wichtige Kennzahlen. Die Auftragsabwicklung kostet immer mehr wertvolle Zeit – ein großes Risiko in einem wettbewerbsintensiven Umfeld, das Schnelligkeit und Flexibilität erfordert.
Datendrehscheibe ERP-System
Wer sich gegen globale Niedrigpreisanbieter und Konkurrenten wie Amazon behaupten will, ist auf eine ausgereifte technische Infrastruktur angewiesen, die alle relevanten Bereiche von Warenwirtschaft über CRM und Marketing bis hin zum Controlling integriert, digitalisiert und automatisiert. Spätestens, wenn der Vertrieb über verschiedene Plattformen erfolgen soll – Stichwort Omnichannel –, ist eine professionelle ERP-Lösung unausweichlich.
Doch der Markt der ERP-Systeme für Händler aus B2C und B2B ist groß – aber wie lassen sich die Anbieter vergleichen? Welche Features sind wichtig, um Omnichannel optimal zu unterstützen?
Das muss Ihre ERP-Lösung können!
Wir haben die zehn wichtigsten Kriterien für einen objektiven ERP-Vergleich zusammengestellt:
1. Branchen-Spezialisierung
(Online-)Händler bringen besonders hohe Anforderungen an ihr ERP-System mit. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre neue Software speziell für Ihre Branche entwickelt wurde und dass Ihr zukünftiger Softwarepartner Ihre Anforderungen versteht. Nur so ist gewährleistet, dass das ERP-System die Entwicklungen des Marktes zeitnah abbildet. Features wie automatische Bestellvorschläge oder die Identifizierung von Ladenhütern auf Knopfdruck vermeiden Lieferengpässe, reduzieren die Kapitalbindung und helfen, die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen.
2. Ready for Omnichannel
Bereits heute bespielen die meisten E-Commerce-Anbieter mehr als einen Kanal. Egal ob Ihr Online-Shop mit dem stationären Handel oder mit weiteren digitalen Plattformen oder Marktplätzen vernetzt ist: Ihr ERP-System muss das Order Management, den Materialfluss, die Kundendaten und den Kundenservice kanalübergreifend verzahnen und automatisieren. Branchenspezifische ERP-Systeme unterstützen außerdem digitale Geschäftsmodelle wie Dropshipping.
3. Schnittstellen
Ein gutes ERP-System kann viel, aber nicht alles. Offene und stabile Schnittstellen sind die Basis für alle nötigen Integrationen. Nur so sind komfortable Synchronisierungen – idealerweise in Echtzeit – möglich. Pflicht sind Anbindungen an alle gängigen Shopsysteme wie zum Beispiel Magento, Shopware, Shopify, Magento und XT-Commerce sowie zu Zwischenhändlern und Marktplätzen. Darüber hinaus sollte ein unkomplizierter Datenaustausch mit Ihren Finanzdienstleistern, dem Steuerberater oder mit Drittsystemen wie PIM möglich sein.
4. Versanddienstleister
Nur ein reibungsloser, schneller und transparenter Versand sorgt für hohe Kundenzufriedenheit. Gut, wenn die ERP-Software eine Anbindung an alle gängigen Versanddienstleister bereits mitbringt. So wird das Erstellen von Versandetiketten und Lieferpapieren oder die Abwicklung von Retouren zum Kinderspiel. Über Echtzeit-Tracking behalten Sie und Ihre Kunden den Versandstatus jederzeit im Blick.
5. Internationalisierung
Der nächste Shop ist zwar nur einen Mausklick entfernt – sitzt aber mittlerweile häufig Tausende von Kilometern entfernt. Selbst für kleinere Online-Händler ist eine Expansion ins Ausland heute keine Seltenheit mehr. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr ERP-System diesen Schritt mit Ihnen gehen kann! Für eine reibungslose Internationalisierung müssen unter anderem verschiedene Währungen, Versandoptionen und steuerliche Rahmenbedingungen abgebildet werden können.
6. Usability
Häufig bei der Auswahl vernachlässigt: Ein großer Funktionskatalog hilft nicht über Schwächen in der Bedienung hinweg! Vergleichen Sie die Testversionen der Anbieter und achten Sie darauf, ob das Arbeiten mit der Software intuitiv ist und im besten Fall sogar Spaß macht. Die Nutzeroberfläche sollte übersichtlich aufgebaut sein, damit Sie lange Einarbeitungszeiten und umständliche Workflows vermeiden.
7. Nutzungsmodelle & Hosting
„On Premise“ oder Cloud, Kauflizenz oder Abo? „Die“ richtige Lösung gibt es nicht, denn jeder Händler hat andere Anforderungen an seine Software. Wichtig ist, dass das ERP-System flexibel mit Ihrem Unternehmen skaliert und dass sich sowohl das Hosting als auch das Abrechnungsmodell jederzeit an Ihre aktuellen Rahmenbedingungen anpassen lässt.
8. Onboarding
Lassen Sie sich genau erklären, wie die Implementierung verläuft! Je schneller Ihre neue Software einsatzbereit ist, umso weniger belastet die Einführung des ERP-Systems Ihr Tagesgeschäft. Insbesondere bei Cloud-Lösungen lassen sich heute viele Implementierungen mit minimaler Remote-Unterstützung durchführen.
9. Kosten
Die Kosten für ERP-Software lassen sich meist nur schwierig objektiv vergleichen. Hier spielen viele Faktoren eine Rolle, die weit über eine Preisliste hinausgehen. Bestmögliche Transparenz bietet eine betriebswirtschaftliche Kalkulation der Total Cost of Ownership (TCO).
10. Service & Partnerschaft
Sie werden über einige Jahre mit Ihrem neuen Softwarepartner zusammenarbeiten. Beim Vergleich der verschiedenen Anbieter spielen deshalb auch „weiche“ Auswahlkriterien eine Rolle: Wo stimmt die Chemie am besten? Welcher Anbieter vermittelt Ihnen Sicherheit? Wem trauen Sie zu, dass er Sie als Sparringspartner mit wertvollen Tipps begleitet?
Fazit
Dokumentieren Sie Ihre Anforderungen am besten in schriftlicher Form, bevor Sie mit dem detaillierten ERP-Vergleich starten. Werfen Sie auch einen Blick in die Glaskugel und planen Sie nicht nur für den Moment, sondern beziehen Sie die Entwicklungen im E-Commerce bei der ERP-Auswahl mit ein.
