So gelingt die Integration von WaWi und Online-Shop

Für den Erfolg im E-Commerce ist die Verbindung von Webshop und Warenwirtschaftssystem maßgeblich, um das volle Potenzial Ihres Business auszuschöpfen. Eine solche Integration stellt jedoch nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Projekt dar. Denn jeder Eingriff in Ihre IT-Infrastruktur kostet wertvolle Zeit und erfordert Präzision.

Im folgenden Artikel haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte zusammengestellt, damit die Zusammenführung von Webshop und WaWi erfolgreich gelingt.

WaWi und ERP

Viele Start-Ups oder KMUs nutzen ein leistungsfähiges Online-Shop-System, wie beispielsweise xt:Commerce, Shopware, Magento, OXID e-sales, WooCommerce, Shopify. Um als Online-Unternehmer sein volles Potenzial auszuschöpfen, ist die Anbindung Ihres Shops an ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem entscheidend. Nur so lassen sich optimale Prozesse realisieren.

Viele Online-Shops verfügen jedoch gerade zu Beginn noch nicht über ein intelligentes Warenwirtschaftssystem. Eine spezielle Warenwirtschaftssoftware für den E-Commerce und Versandhandel erleichtert Ihre Arbeit im Shop jedoch ungemein und bietet viele Vorteile.

Bestandsaufnahme

Die Suche nach dem passenden System, welches an Ihren Webshop angebunden werden kann, beginnt wie so oft mit einer Bestandsaufnahme. Beginnen Sie zunächst mit Ihren Anforderungen und verschaffen Sie sich eine allgemeine Übersicht über der auf dem Markt angebotenen Lösungen. Nehmen Sie dazu eine Ist-/ Soll-Analyse vor und beantworten Sie sich folgenden Fragen: 

1. Welche Optimierungen und Funktionen sind für Ihren Shop entscheidend?

Gibt es spezielle Probleme, die gelöst werden müssen oder Prozesse, die unbedingt abgebildet werden sollen?

2. Wie genau planen Sie Ihre zukünftige Unternehmensentwicklung?

E-Commerce ist ein dynamisches Business. Wie skalierbar und zukunftssicher muss eine Lösung sein, um mit Ihrem Unternehmen wachsen zu können?

3. Sind genügend Ressourcen für eine Implementierung vorhanden?

Zeit, Aufwand und Kosten sind wichtige Faktoren, daneben spielt aber auch das richtige Change Management eine maßgebliche Rolle.

Schnittstellenauswahl

Grundvoraussetzung, um WaWi und Webshop überhaupt zu integrieren, ist eine professionelle Schnittstellentechnologie. Reibungsloser Datenaustausch soll jedoch nicht nur zwischen Shop und System garantiert sein, sondern auch für weitere Dienste wie DATEV für den Steuerberater, shipcloud für Logistikdienstleister, PayPal für die Zahlungsabwicklung usw. Viele Warenwirtschaftssysteme verfügen bereits über einen Konnektor, der vom Anbieter mitgeliefert wird.

Datenmodell

Wie wollen Sie Ihre Daten zukünftig strukturieren? Wie oft müssen welche Daten synchronisiert werden? Wie sieht die Vorbereitung für eine Migration vorbereiten? 

Typischerweise übernimmt nur ein System, WaWi oder Webshop, die führende Rolle. Dies vermeidet doppelte Datensätze. Im Normalfall übernimmt dies die Warenwirtschaft, während sich der Shop seiner Kernaufgabe zuwendet: Präsentieren und Verkaufen.

Üblicherweise werden Produktdaten, Kundendaten, Preislisten, Bestellungen, Lagerbestände und der Bestellstatus zwischen Shop und Warenwirtschaft synchronisiert. Jedoch müssen Daten wie Lagerbestände häufiger als z.B. Kundendaten ausgetauscht werden, d.h. dass neben dem Umfang auch ein sinnvolles Intervall festgelegt werden muss. Schlüsseln Sie ebenso genau auf, welche Daten in welchen Abständen synchronisiert werden sollen, damit die Synchronisierung nicht zu Lasten Ihrer Performance in puncto Geschwindigkeit geht.

Ein wichtiger Faktor ist und bleibt die Datenmigration in die neue Warenwirtschaft. Egal ob Sie Ihre Daten zuvor mit Excel oder einer anderen Software bearbeitet haben, ein durchdachtes Migrationskonzept gehört zu jeder Übergangsphase. Das Konzept wird immer in enger Abstimmung mit Ihrem System-Anbieter geplant und durchgeführt, um den Aufwand während Übergangsphase zwischen dem alten und neuen System so gering wie möglich zu halten.

Hosting

Cloud oder On-Premise? Auch das Hosting ist ein elementarer Bestandteil Ihrer Auswahl und bietet je nach Modell verschiedene Vor-und Nachteile. Für Start-Ups und KMUs eignet es sich meistens ein leistungsfähiges Backend in der Cloud zu wählen. Denn gerade kleinere Anbieter fehlt es schlichtweg an Platz, welchen professionelle On-Premise Modelle mit eigenem Rechenzentrum erfordern.

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