Warenwirtschaftssyteme vergleichen: Das sind die 10 wichtigsten Kriterien

Wer auf der Suche nach einem neuen Warenwirtschaftssystem ist und bereits einen ersten Blick auf das Angebot geworfen hat, weiß: Der Markt für WaWi/ERP ist groß und unübersichtlich. Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems in einem Unternehmen bietet viele Vorteile. Doch diese kommen nur zum Tragen, wenn das System ideal auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist. Wie Sie vorgehen können, um das Risiko einer Fehlentscheidung bei der Auswahl Ihres zukünftigen WaWis zu vermeiden, erfahren Sie hier.

Auf welche Features sollten Sie für Ihr Unternehmen auf keinen Fall verzichten? Wie lassen sich WaWi-Anbieter miteinander vergleichen? In unserem Artikel haben wir die zehn wichtigsten Kriterien für einen objektiven Vergleich für Sie zusammengefasst.

Systemauswahl Warenwirtschaft

Was muss ein Warenwirtschaftssystem können?

 1. Branchen-Spezialisierung
Als (Online-)Händler ist die Branche, in der Sie sich bewegen maßgeblich für Ihr Geschäft. Nicht anders sollte also auch ein passendes Warenwirtschaftssystem sein. Sind Sie in der Food-Branche tätig, haben Sie logischer Weise andere Anforderungen an ein System als ein Fashion-Shop. Wählen Sie daher ein System, das speziell für Ihre Branche entwickelt wurde.

2. Verkaufskanäle 
Viele Systeme funktionieren gut, wenn Ihr Shop klein und übersichtlich ist. Wächst Ihr Shop allerdings, stoßen einige Systeme an Ihre Grenzen. Dies wiederum kann auf Dauer den Erfolg Ihres Business bremsen. Dazu kommt, dass die meisten Online-Händler über mehrere Kanäle verkaufen, sodass ein entsprechendes System neben dem eigenen Online-Shop auch Marktplätze etc. abbilden können muss.

3. Schnittstellen
Für Online-Händler unabdingbar: Offene und stabile Schnittstellen. Nur so sind Anbindungen an alle gängigen Shopsysteme wie zum Beispiel Shopware, Magento, Shopify, Magento oder XT-Commerce möglich. Auch kann über Schnittstellen der Datenaustausch zum Steuerberater oder mit Drittsystemen wie PIM sowie zu Zwischenhändlern und Marktplätzen garantiert werden.

4. Hosting
Jeder Händler hat unterschiedliche Anforderungen an eine Software. Ob ein On Premise-Modell oder die Cloud in Frage kommt, sollte daher jedes Unternehmen seinen aktuellen Rahmenbedingungen nach entscheiden. Viele kleine Unternehmen ziehen Cloud-Lösungen dem Inhouse-Pendant vor, da oft kein Raum für unternehmenseigene Server besteht und die Kosten für eine eigene IT-Infrastruktur zu hoch ausfallen können. 

Lesetipp: Kostenvergleich von Cloud und On-Premise.

5. Kosten
Um die Kosten für eine Warenwirtschaft realistisch einschätzen zu können, müssen einige Kriterien im Vorhinein analysiert werden. Dazu gehören sowohl externe Kosten, wie die Anschaffung-, Software- und Hardwarekosten, Beratung und Customizing, als auch interne Kosten wie die Schulung Ihrer Mitarbeiter und laufende Betriebskosten. 

Weiterlesen: So setzen sich die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem zusammen.

6. Anbindung an Ihre Versanddienstleister
Jeder Online-Händler weiß, wie wichtig ein reibungsloser und schneller Versand für die Kundenzufriedenheit ist. Neben einer schnellen Lieferung, spielt aber auch der Versanddienstleister eine wichtige Rolle für viele potenzielle Käufer. Ihr zukünftiges Warenwirtschaftssystem sollte daher eine Anbindung an die wichtigsten Versanddienstleister wie Dhl, Hermes, DPD etc. mitbringen. Viele Systeme verfügen darüber hinaus über Echzeit-Tracking, sodass Ihr Kunde von maximaler Transparenz profitieren kann.

7. Übergangsphase
Die Einführung eines neuen Systems ist mit Zeit und Aufwand verbunden. Je mehr Sie im Vorfeld über die Implementierung, den Zeitplan etc. wissen, desto besser können Sie Ihr Team darauf vorbereiten. Ein effektives Change Management ist in dieser Zeit Pflicht.

8. Usability
Ein wichtiger Faktor, der oftmals in den Hintergrund rückt, ist die Bedienung der neuen Warenwirtschaft. Wie intuitiv und einfach lässt sich die Software bedienen? Legen Sie während des Auswahlprozesses Testaccounts an, nehmen Sie an Workshops teil und lassen Sie Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten. Denn bei schlechter Usability nutzt Ihnen auch ein großer Funktionsumfang wenig.

9. Internationaler Einsatz
Wenn das Geschäft boomt, ist es auch für kleine Unternehmen eine große Chance ins Ausland zu expandieren. In puncto Skalierbarkeit sollte Ihre WaWi daher in der Lage sein, diesen Schritt mit Ihnen zu gehen! 

10. Service & Partnerschaft

Neben den Hard Facts, sollten Sie die menschliche Komponente, die mit einem Softwarewechsel verbunden ist, nicht vergessen. Sie werden über einige Jahre hinweg mit Ihrem neuen Warenwirtschaftsanbieter zusammenarbeiten. Achten Sie darauf, dass die Kommunikation stimmt, Sie sich stets verstanden und kompetent beraten fühlen. 

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