Die Begriffe ERP-Software und Warenwirtschaft werden oft synonym verwendet. Sie bezeichnen jedoch zwei verschiedene System-Lösungen. „Enterprise Resource Planning“ wird ebenso fälschlicher Weise als Warenwirtschaftssystem ins Deutsche übersetzt, beschreibt die Funktionen eines ERP-Systems jedoch nicht genügend.
ERP-System und Warenwirtschaft im Vergleich
Während eine reine Warenwirtschaft vorrangig auf den Materialfluss abzielt, setzt eine ERP-Software ganzheitlich alle Ressourcen effizient ein und optimiert somit Ihre Geschäftsprozesse.
Welche Funktionen umfasst ein Warenwirtschaftssystem?
Der Schwerpunkt eines Warenwirtschaftssystems, kurz WWS oder auch WaWi, liegt in der Abbildung des Warenflusses in einem Unternehmen. Der Fokus einer Warenwirtschaft liegt in der Planung, Steuerung und Kontrolle eben dieser Warenströme. Daher kommen WaWis vermehrt in modernen Handelsunternehmen zur Anwendung. Warenwirtschaftssysteme zeichnen sich durch verschiedene Funktionen aus, von welchen folgende Kernbereiche umschlossen werden:
- Beschaffung
- Bedarfsermittlung
- Logistik und Lagerung
- Produktion: Verbrauchsermittlung, Entsorgung, Recycling
Weiterhin wird bei den erfassten Materialien genau zwischen verschiedenen Material- und Stoffgruppen unterschieden.
Damit erschöpft sich der Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems. Schon Ressourcen- oder Produktionsplanungen können mit einem WaWi nicht abgebildet werden. Gleiches gilt für alle weiteren wichtigen Unternehmensbereiche wie Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft oder Kostenrechnung. Auch diese Bereiche können nur über Zusatzfunktionen oder Drittsysteme integriert werden.
Welche Funktionen umfasst ein ERP-System?
ERP-Systeme sind demgegenüber komplexer angelegt und zielen von vornherein auf die Gesamtressourcenplanung eines Unternehmens ab. So steht im Gegensatz zur Warenwirtschaftssystemen nicht nur die Materialwirtschaft im Fokus, sondern auch das Finanz- und Rechnungswesen, Vertrieb, Personalwesen, Marketing und viele weitere Bereiche eines Unternehmens.
ERP-Systeme decken folgende Unternehmensbereiche ab und bieten darüber hinaus umfassende Anpassungsmöglichkeiten:
- Beschaffung
- Bedarfsermittlung
- Logistik und Lagerung
- Produktion
- Materialwirtschaft
- Vertrieb
- Personalwesen
- Finanz- und Rechnungswesen
- Marketing
- Controlling
In einem ERP-System werden also sämtliche Abgrenzungen zwischen Abteilungen aufgehoben und alle Bereiche in einer einzigen Lösung zentralisiert, sodass zu jedem Zeitpunkt dieselbe Datenbasis verwendet wird. Informationsflüsse innerhalb eines Geschäftsprozesses werden somit nicht nur abgebildet und dokumentiert, sondern darüber hinaus unterstützt und optimiert.
ERP-System und WaWi im Vergleich
| Funktionsbereich | Warenwirtschaft | ERP-System |
|---|---|---|
| Beschaffung | ✓ | ✓ |
| Bedarfsermittlung | ✓ | ✓ |
| Logistik und Lagerung | ✓ | ✓ |
| Produktion | ✓ | ✓ |
| Materialwirtschaft | - | ✓ |
| Dienstleistungen | - | ✓ |
| Vertrieb | - | ✓ |
| Personalwesen | - | ✓ |
| Finanz- und Rechnungswesen | - | ✓ |
| Marketing | - | ✓ |
| Controlling | - | ✓ |
ERP-System oder WaWi: Was brauche ich?
Grundsätzlich sind Warenwirtschaftssysteme primär für reine Handelsunternehmen interessant, während ERP-Systeme in allen Branchen sinnvoll eingesetzt werden können, da hier viele weitere Funktionsbereiche integriert sind.
Doch selbst die Gleichung "WaWi = Handel" geht heute so nicht mehr auf. Denn zum einen sind reine Handelsunternehmen klassischen Zuschnitts heute tendenziell eher die Ausnahme als die Regel. So werden beispielsweise im Technischen Großhandel zusätzliche Service-Angebote immer wichtiger, um sich von der immer stärker werdenden Konkurrenz abzusetzen. solche zusätzlichen Angebote sind mit reinen Warenwirtschaftssystemen nicht oder nur sehr schwer abzubilden, sodass selbst in diesem Bereich WaWis heute schnall an ihre Grenzen stoßen.
ERP-Systeme erleichtern den Omnichannel-Vertrieb
Darüber hinaus setzen Handelsunternehmen heute oft auf eine Omnichannel-Strategie, bei der sie nicht nur im eigenen Geschäft verkaufen, sondern auch einen eigenen Webshop betreiben und an einen oder sogar mehrere Marktplätze wie Amazon oder Ebay angebunden sind.
Um diesen komplexen Vertrieb sinnvoll und effizient abwickeln zu können, müssen Unternehmen ihre Prozesse in zunehmendem Maße verschlanken und sich vernetzen: Mit den Shops und Marktplätzen, aber auch mit Versand- und weiteren Dienstleistern. Diese Vernetzung ist mit reinen Warenwirtschaftssystemen kaum zu realisieren - sie ist jedoch zwingend notwendig. Anderenfalls können sie sich auf dem Markt langfristig nicht durchsetzen.
Weiterlesen: So gelingt der Omnichannel-Vertrieb.
ERP-Systeme bieten viele weitere Vorteile
Doch nicht nur im Vertriebsprozess bringen ERP-Systeme zahlreiche Vorteile, sondern auch in allen anderen Abteilungen- schließlich sind in ERP-Systemen Funktionen für alle wesentlichen Unternehmensbereiche vereint, sodass sich vor allem abteilungsübergreifende Prozesse mit ERP-Systemen effizienter gestalten lassen. Reine WaWis hingegen haben hier kaum positive Effekte.
ERP-System oder WaWi: So treffen Sie die richtige Entscheidung
Viele Gründe sprechen dafür, einem ERP-System den Vorzug vor einer reinen Warenwirtschaft zu geben. Dennoch sollte jedes Unternehmen genau prüfen, ob und inwiefern diese Argumente auch für sie stimmen. Dazu ist eine genaue Analyse notwendig, welche Funktionen Sie wirklich benötigen.
Weiterlesen: So bestimmen Sie, was Ihr neues ERP-System leisten können muss.
