ERP-Systeme vergleichen: Definieren Sie, was Ihr neues System leisten muss!

Die Auswahl der geeigneten ERP-Software für Ihr Unternehmen ist keine einfache und schnelle Entscheidung, sondern ein komplexes Projekt. Um diese Herausforderung zu meistern, sind eine gute Vorbereitung und genaue Planung maßgeblich. Der erste Schritt ist die Definition Ihrer Anforderungen an Ihr zukünftiges System.

Dieser Artikel gibt Anhaltspunkte und zeigt Ihnen Kriterien auf, die es bei der Bestimmung Ihrer Anforderungen zu beachten gilt.

ERP-als-Basis-für-Erfolg_faveo

Worin unterscheiden sich ERP-Systeme?

  • nach Zielbranche (fachlichen Ausrichtung)
  • nach Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen (Anzahl Benutzer, Unternehmensstandorte)
  • nach Funktionsumfang
  • nach Hosting (Cloud oder On-Premise)
  • nach den zum Einsatz kommenden Technologien (Datenbanken, unterstützten Betriebssystemen etc.).

Welche Gründe sprechen für ein ERP-System?

Egal ob Konzern oder Mittelstand – um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Geschäftsprozesse vor allem durch Geschwindigkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz glänzen. Auch für Start-Ups ist schnell der Punkt erreicht, an dem die Größe an Datenmengen und komplexen Prozessen nicht mehr mit mangelhafter IT-Unterstützung oder isolierten Insellösungen gestemmt werden kann.

Weiterlesen: Woran Sie merken, dass Ihr Start-Up ein ERP benötigt.

In diesen Fällen entscheiden Unternehmen sich oftmals dafür, eine ERP-Lösung einzuführen. Neben einer neuen Effizienz und Prozessoptimierung, sprechen zusätzlich noch weitere Gründe für die Integration einer solchen Software:

  • Zentrale Datenbank
  • Echtzeit-Datenspeicherung
  • Schneller Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten
  • Produktives Arbeiten – auch in geografisch verteilten Teams
  • Vermeiden von Materialengpässen
  • Effiziente Produktionsplanung und -steuerung
  • Umfassende Lagerübersicht
  • Partizipation am internationalen Markt

Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz, gibt es dennoch gute Gründe sich nach einer neuen und moderneren Software umzusehen, die Ihren Unternehmenserfolg fördert und nicht hindert.

  • Der Funktionsumfang, die Benutzeroberfläche oder die Schnittstellen Ihres bisherigen ERP-System sind unzureichend
  • Die Technologien sind veraltet
  • Keine Skalierbarkeit: Ihr System ist nicht in der Lage, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.
  • Es fehlen Funktionen zur Planung und Analyse

Sollten ein paar oder alle dieser Kriterien zutreffen, wird es Zeit für ein neues ERP-System.

Neuer Call-to-Action

Die Bedarfsanalyse für ein ERP-System

1. Die bestehenden IT-Landschaft analysieren

In manchen Unternehmen ist vielleicht bereits ein ERP-System im Einsatz oder Anwendungen, die einen Teilbereich abdecken. Andere Anwendungen können z. B. CRM-Systeme, Projektmanagement-Software, Lösungen für Warenwirtschaft oder eine Finanzbuchhaltung sein. Auf diese einzelnen Insellösungen können Sie dank eines ERP-Systems in Zukunft verzichten, da ein ERP die Trennung der einzelnen Bereiche nicht nur aufhebt, sondern diese untereinander verbindet. So wird ein gesamtheitlicher Überblick geschaffen. Jedoch könnten einige dieser Anwendungen von größerer Wichtigkeit für Ihren Betrieb sein als andere. Stellen Sie sich daher die Frage: Welche Ihrer alten Lösungen sollen abgelöst werden? Müssen welche beibehalten werden, welche dann durch Schnittstellen integriert werden?

2. Analyse der eigenen Geschäftsprozesse

Beginnen Sie mit einer Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) Ihres Unternehmens. Eine solche Analyse liefert oft entscheidende Erkenntnisse. Als Beispiel besitzen Sie möglicherweise einen äußerst leistungsfähigen Vertrieb, kommen aber mit der interne Abwicklung nicht hinterher? Wird Arbeit vielleicht unnötigerweise doppelt erledigt oder fehlt es an Dokumentation? usw. Sobald Sie Prozesse im Unternehmen dokumentieren und so genauer beleuchten, entdecken Sie in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. Fragen Sie sich daraufhin:

  • Welche Stärken und Schwächen hat Ihr Unternehmen?
  • An welche Stellen besteht Optimierungsbedarf für Ihre Unternehmensprozesse?
  • Welche Ressourcen werden (noch) nicht optimal genutzt?
  • Welche Prozesse sollen mit dem neuen System abgebildet werden?
  • Was wollen Sie mit der Implementierung eines ERP-Systems erreichen?

3. Mitarbeiter miteinbeziehen

Ihre Mitarbeiter sollten so früh wie möglich in den Prozess mit eingebunden werden. Sie sind nicht nur diejenigen, die am besten über Abläufe und Daten Bescheid wissen, sondern natürlich auch die, die zukünftig mit der neuen Software arbeiten werden. Sorgen Sie für Transparenz und Kommunikation: Eine neue Software kann Unsicherheit und Ablehnung hervorrufen, besonders wenn die Vorteile und Ziele einer neuen Lösung für Mitarbeiter unklar sind. Ihre Mitarbeiter können das neue System erst annehmen, wenn sie dessen Sinn und Zweck verstanden haben. Ein gutes Change Management ist daher ein essentieller Teil jeder Software Einführung.

4. Anforderungen bestimmen

Kommen wir nun zu Ihrer eigentlichen Bestandsanalyse. Werden Sie sich zunächst über Must-Haves und K.O.-Kriterien klar, indem Sie anhand dieser 5 Hauptselektionskriterien erste ungeeignete Systeme herausgefiltern:

  • Welche technischen Anforderungen sind notwendig (z. B. Datenbank, Betriebssystem)?
  • Welche funktionalen Anforderungen (z. B. automatische Preisermittlung, Lagerhaltung nach LIFO) sind besonder wichtig/unwichtig?
  • Welche Flexibilität (Anpassbarkeit an zukünftige Anforderungen) bringt das System mit?
  • Welche Anforderungen an den Anbieter (z. B. Branchenkenntnisse, Sprache, Referenzen) haben Sie?
  • Wie sieht das Preis-Leistungsverhältnis aus? Was kostet ist ein gutes ERP-System überhaupt?

Ihr Vorauswahl sollte Ihre Suche auf wenige verbleibende ERP-Anbieter reduziert haben, von denen Sie sich ein Angebot einholen sollten. Schauen Sie genau bei Investitions- und Betriebskosten genau hin. Versuchen Sie Ihre Auswahl durch genaue Gegenüberstellung der unterschiedlichen Systeme weiter zu verringern. Entwickeln Sie zudem ein erstes Gefühl für die Handhabung des Systems, indem Sie sich Produktpräsentationen ansehen, an Workshops teilnehmen oder sich Testaccounts anlegen.

Weiterlesen: Worauf Sie bei der Auswahl des Systems und des Anbieters achten sollten.

Achten Sie vor allem auf Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit des Systems. Beziehen hier ebenfalls Ihre Mitarbeiter mit ein und lassen Sie diese ausprobieren mit welcher Software sie gut zurecht kommen. Am Ende dieses Schrittes steht dann die Entscheidung für eine bestimmtes ERP-System.

faveo-Blog-Trial

Cloud ERP kennenlernen

faveo 365 ist Cloud ERP – powered by Microsoft und bietet eine vollständige Automatisierung aller Geschäftsbereiche. Testen Sie faveo 365 kostenlos für 30 Tage!

Jetzt testen

Newsletter abbonieren

Neueste Artikel