Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems optimiert Geschäftsprozesse und unterstützt Händler dabei, Ihren Kunden ein nachhaltiges Einkaufserlebnis zu bieten. Doch was kostet ein Warenwirtschaftssystem überhaupt? Diese Frage kann leider nicht pauschal beantwortet werden.

Erfahrungsgemäß kommt es häufig vor, dass Kosten über die Anschaffung einer Warenwirtschaft über-, aber auch unterschätzt werden. Die Ursache: Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems wird von vielen Aspekten beeinflusst. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, die Kostenpunkte transparenter zu machen, damit Sie eine genaue Kalkulation durchführen können.

Was kostet ein WaWi?

Wie setzen sich die Kosten eines Warenwirtschaftssystems zusammen?

Kosten teilen sich allgemein nach internen und externen Kosten auf. Daneben gibt es Anschaffungskosten sowie laufende Betriebskosten für die Einsatzdauer. 

Interne Kosten

Interne Kosten sind all diejenigen, die im Unternehmen selbst fällig werden, wenn ein WaWi eingeführt wird. Kosten enstehen bereits bei der Auswahl und Einführung eines WaWi. So muss z.B. Personal und Zeit für die Evaluierung eingeplant werden. Auch nach erfolgtem Start fallen Kosten an, wenn Schulungen für zukünftige Nutzer durchgeführt werden und sich Mitarbeiter an die Arbeit im neuen System gewöhnen müssen. Dadurch sinkt die Produktivität Ihres Unternehmens kurzzeitig, was entstehende Kosten schwerer kalkulierbar macht. Nichtsdestotrotz sollten diese nicht vernachlässigt werden.

Tipp: Um besser einschätzen zu können, wie viel Zeit Sie einplanen müssen, holen Sie sich Referenzen ein. Wie steht es um die Erfahrungswerte anderer Unternehmen in Ihrer Branche? Sprechen Sie WaWi-Anbieter direkt an und beginnen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich in die Prozesse einzubinden, hier ist ein gutes Change Management absolute Pflicht.

Externe Kosten

Diese Kosten werden von Ihrem WaWi-Anbieter ausgelöst. Darunter fallen neben den Anschaffungskosten auch die enstehenden Betriebskosten.

WaWi-Anschaffungskosten:

Software-Kosten

Bei den Software-Kosten kommt es zunächst darauf an, ob eine Cloud-Lösung oder ein On-Premise-Modell gewählt wird. Bei einer Cloud-Software liegen die Hardware-Kosten beim Anbieter und werden durch ein monatliches Abonnement abgedeckt. Dasselbe gilt für Support Leistungen und Updates der Software. 


Hardware-Kosten

Hardware-Kosten entstehen vor allem bei der Wahl einer gekauften Lizenz auf dem eignen Server. Hier müssen zunächst die Kosten für Server-Hardware und Komponenten, wie der Care-Packs für den jeweiligen Hersteller-Support eingerechnet werden. Daneben gibt es weitere Primärkosten, wie Netzwerkkomponenten und Lizenzgebühren für unterstützende Software wie Betriebssysteme sowie Kosten für Server-Virtualisierung, die beachtet werden müssen. Hardware-Kosten enstehen auch bei Cloud- Modellen, jedoch in einem deutlich geringeren Umfang, z.B. bei Handscannern zur Kommissionierung.


Kosten für Beratung

Da viele Unternehmen im Auswahlverfahren und bei der Implementierung auf die Unterstützung von spezialisierten Consultants zurückgreifen, ist der Umfang der Beratungsleistungen vorab schwer einzuschätzen. Auch hier gilt im Vorfeld: Recherchieren Sie Erfahrungswerte und fragen Sie genau nach. 

Kosten für Customization

Spezialisierte Branchenlösungen für den E-Commerce oder den Handel bringen oft alle benötigten Module mit, sodass wenige Anpassungen notwendig sind. Ansonsten hängt der Anpassungsaufwand davon ab, inwiefern das ausgewählte System die Funktionen abdeckt, die Sie unbedingt für Ihren Betrieb brauchen. Untersuchen Sie im Vorfeld gründlich, welche Funktionen gewünscht sind und grenzen Sie den Funktionsumfang ein.


Kosten für Implementierung

Bei der Einführung des Warenwirtschaftssystem darf die damit einhergehende Datenmigration nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die bereits vorhandenen Stammdaten müssen vor der Migration in das neue System geprüft und gegebenenfalls bereinigt werden. Diese Aufgabe sollte deshalb zeitlich wie auch Budget-technisch berücksichtigt werden.

Ausschlaggebend ist ebenfalls die User-Anzahl für Ihr Unternehmen sowie der Funktionsumfang des Systems. Führen Sie daher eine genaue Analyse durch, wie viele User das neue System nutzen sollen.

Weiterlesen: So gelingt die Integration von WaWi und Online-Shop.

 

Betriebskosten

Support, Infrastruktur, Systemwartung, Updates und Releases

Bei SaaS-Modellen, die in der Cloud gehostet werden, decken die monatlichen Gebühren die Support Leistungen und die vom Anbieter automatisch in die Cloud eingespielten Updates bereits ab.

Bei On-Premise-Systemen hingegen gibt es einen Wartungsvertrag, dessen Kosten vom gewünschten Service Level, der User Anzahl und dem Lizenzumfang abhängen. Dazu kommen Update-Gebühren und Kosten für größere Release-Wechsel.

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